Aprire un ufficio coworking: la guida

Coworking: una realtà in espansione

Considerato fino a pochi anni fa come il luogo di lavoro del futuro, quando ancora il mito del posto fisso era indistruttibile, adesso il coworking è a tutti gli effetti una realtà. Più easy, con meno vincoli e gerarchie, e soprattutto da condividere.

Ma che cos’è e perché aprire un ufficio coworking? Si tratta di modello di business che spopola negli Stati Uniti e in molte realtà europee, e che pian piano si sta affermando anche in Italia. È la condivisione di uno spazio (appartamento, ufficio, ecc) in comune con altri lavoratori, di solito freelance.

In base alla grandezza dei locali a disposizione è possibile allestire una decina di postazioni con scrivania, computer, connessione internet, armadietti, una sala relax, un angolo cucina.

Perché aprire un coworking conviene

Sono tanti i motivi per i quali aprire un coworking conviene. Basti pensare che, negli ultimi 5 anni, c’è stato un aumento del 450% degli spazi di coworking in tutto il mondo collegati alla sempre più crescente tendenza a lavorare con il web e in remoto.

Il motivo per cui il coworking ha guadagnato così tanto terreno in così pochi anni è la convenienza. Oltre a condividere lo spazio, si dividono infatti le spese, le utenze ecc., con enormi vantaggi economici. La postazione può essere prenotata per tutto l’anno, un mese o anche una sola giornata, con tariffe variabili.

Non solo benefici finanziari. Un ufficio coworking conviene per uscire da una banale routine d’ufficio. Un nuovo modo di lavorare, che può inoltre facilitare i contatti, consente di conoscere altri professionisti e scambiare opinioni ed esperienze, per una cultura dell’ufficio più fattibile e collaborativa. Inoltre, può essere un interessante business per quelle persone che vogliono investire i loro risparmi fuori dall’Italia e aprire un’attività all’estero.

In questa guida vogliamo illustrarvi come aprire un centro di coworking, dove avviarlo, i permessi per farlo, i costi e i finanziamenti, così da non lasciare nulla al caso.

Come aprire un coworking: cosa serve

Cosa ci vuole per aprire un coworking? Innanzitutto è necessario disporre di uno spazio. Se avete già un ufficio con stanze libere, il problema è in parte risolto. La ricerca di un posto per l’apertura di uno spazio di coworking non è infatti così facile. Dal momento che si tratta di una nuova attività, meglio iniziare con cautela e non spendere troppo per l’affitto di un locale in pieno centro.

È consigliabile, almeno all’inizio, affittare uno spazio in un luogo in periferia ma facilmente raggiungibile e con un costo inferiore. Potete scegliere la grandezza dei locali in base al numero di professionisti con cui volete iniziare. Si può iniziare in piccolo – da un’abitazione privata o da un’azienda con locali liberi – purché gli ambienti siano confortevoli e le stanze dotate di:

• una connessione internet wifi, possibilmente in fibra;
• prese elettriche sicure e funzionanti;
• stampanti;
• un distributore di acqua potabile.

Per fare la differenza possiamo equipaggiare il nostro ufficio di coworking con dispositivi digitali di ultima generazione, così da soddisfare le esigenze dei professionisti con strumenti innovativi. Non dimenticate di creare anche una o più sale riunioni, con lavagne, schermi e altri strumenti per le presentazioni, e una sala per la pausa caffè o, ancora meglio, una cucina / sala da pranzo.

I permessi e le autorizzazioni

Dal punto di vista burocratico, aprire un coworking equivale ad avviare un’impresa. La normativa per aprire un coworking richiede dunque più o meno gli stessi adempimenti richiesti dalla legge. Una volta scelto il locale o l’appartamento dove adibire lo spazio di coworking è necessario dotarsi di un contratto d’affitto o di compravendita in cui dovrà essere chiara la destinazione d’uso dell’immobile ossia “ufficio”.

Gli spazi adibiti a coworking devono, infatti, rispettare due regole: quella della destinazione d’uso e le norme di sicurezza secondo il decreto legislativo 81/08 Testo unico in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

A questo punto occorrerà:

1. aprire una Partita Iva;
2. iscriversi al Registro delle Imprese;
3. presentare la Scia (Segnalazione Inizio Attività) al Comune di appartenenza.
4. fornire la Comunicazione Unica per la nascita dell’impresa presso la Camera di Commercio;
5. effettuare l’iscrizione all’Inail;
6. eventuale richiesta di autorizzazione per mettere le insegne.

Costi e finanziamenti per aprire un coworking

Il budget per avviare un coworking space è piuttosto consistente. Questo succede soprattutto per via delle spese iniziali di affitto o acquisto dell’immobile, a cui si aggiungono i costi degli impianti e delle attrezzature, quelli per gli arredi e le spese delle utenze.

Diciamo che come cifra iniziale dovete considerare almeno 20mila euro. In alternativa una buona idea potrebbe essere quella di cercare un socio oppure di informarsi sui finanziamenti a fondo perduto e sui prestiti agevolati che le Regioni e l’Unione Europea mettono spesso a disposizione per i giovani imprenditori.

Molti anche i Comuni italiani che danno una mano a chi vuole aprire un coworking con fondi appositamente studiati per i giovani. Il Comune di Milano lo ha fatto qualche anno fa, così come di recente Invitalia ha avviato il bando “Nuove imprese a tasso zero”, per la concessione di incentivi per donne e giovani a sostegno dell’avvio di nuove attività imprenditoriali, o il bando Smart&Start, che finanzia progetti imprenditoriali a carattere innovativo avviati dalle start-up del Mezzogiorno.

Un buon consiglio è prendere un appuntamento con un consulente della Camera di Commercio della vostra città per avere notizie sui bandi ancora attivi.

Per quanto riguarda i guadagni si passa dai 25-35 euro per una postazione giornaliera, ai 150-200 euro per un abbonamento mensile fino a 2000/2500 euro l’anno. Non solo: si possono affittare anche solo le sale riunioni, per chi vuole uno spazio in esclusiva in orari e giorni stabiliti, oppure offrire pacchetti da dieci ingressi.

Aprire un coworking in franchising

Un altro modo per risparmiare è di affiliarsi ad un coworking in franchising. Oltre al vantaggio economico, potrete avvalervi del know how da parte dell’azienda fornitrice e del suo marchio. Ce ne sono di diversi sia in Italia che all’estero. Vediamo insieme i più importanti e cosa offrono.

1. Rete Cowo

Primo coworking italiano, aperto a Milano nel 2008 da Laura Coppola e Massimo Carraro, Cowo conta oggi 123 spazi in tutta Italia (Lombardia, Veneto, Emilia Romagna, Lazio, Puglia, Liguria, Toscana, Abruzzo, Sicilia, Piemonte, Friuli – Venezia Giulia, Marche, Campania e Sardegna) e uno in Svizzera.

Cowo fornisce ai suoi affiliati un supporto completo, che consente l’avvio di una struttura di coworking in appena 10 giorni lavorativi. Il pubblico di riferimento è costituito da chiunque disponga di spazi professionali attivi e intenda condividerli.

L’affiliato usufruisce della visibilità della Rete Cowo, della sua assistenza (attiva ogni giorno 24 ore su 24), consulenza commerciale, attività di marketing, formazione e iniziative di comunicazione.

2. InCOWORK

Con sede a Milano, nato con l’obiettivo di creare piazze contemporanee dove far convergere competenze e talenti, InCOWORK è un franchising di coworking che si pone come punto di riferimento per freelance, startup, PMI e tutte le aziende che abbracciano lo smart working.

Lo scopo è creare uno spazio di lavoro basato sulla collaborazione tra professionisti del quartiere e sulla condivisione di ambienti, servizi e soprattutto di valori comuni. Il supporto all’affiliato copre tutte le principali esigenze: assistenza all’avviamento, accesso a sistemi gestionali, formazione, consulenza, marketing e accesso a un’ampia gamma di servizi per la clientela.

3. IWG

Fondata in Belgio nel 1989, è stata una delle prime società al mondo ad offrire spazi di lavoro flessibili. Oggi, con un network di 3.300 sedi in 120 Paesi e con 2,5 milioni di clienti, IWG è leader mondiale del settore. Oltre alle location, verrà definito il periodo di collaborazione: 10 anni a partire dalla data di apertura di ogni sede, con possibilità di estendere la partnership per ulteriori 5 anni.

Il progetto, quindi, passerà dall’individuazione della location perfetta: un immobile con una superficie di almeno 1.000 m2, che possa ospitare almeno 100 postazioni di lavoro, allestito secondo i canoni architettonici e di design che contraddistinguono ogni spazio IWG nel mondo.

Aprire un coworking in Italia e all’estero

Piccole o grandi realtà: tutti hanno bisogno di professionisti. A Milano,ad esempio, abbiamo visto il fenomeno del coworking è ormai ampiamente diffuso, così come a Roma. Bene anche Bologna, Torino, Firenze e Napoli. Forse in alcune zone del nostro Paese, soprattutto nelle piccole città, si fa ancora fatica a capire l’utilità di uno spazio condiviso, ma all’estero questo modo nuovo di lavorare è praticamente ovunque.

Deskmag, la prima rivista online specializzata in coworking, proprio qualche mese fa ha reso pubblici i risultati della Global Coworking Survey 2019, che fa il punto sullo stato del fenomeno coworking. Secondo lo studio, il numero di spazi di coworking in tutto il mondo continua ad aumentare in modo significativo. In particolare a prevalere è il Nord America, con il 49%.

La maggior parte delle strutture si colloca nei grandi centri, con in testa Londra e New York che sono, ad oggi, le città all’estero dove conviene maggiormente avviare un coworking. Segue Berlino e la Spagna. La presenza dilagante di spazi di coworking in determinate città dipende ovviamente dal brio e dalla vitalità che caratterizzano e rendono invitante quel luogo.

Conclusioni

Dimenticate l’ufficio così come l’abbiamo sempre pensato e conosciuto: per tanti professionisti, lavorare in uno spazio condiviso con altri professionisti, non necessariamente del loro stesso settore, è ormai una prassi consolidata che può portare a innumerevoli vantaggi.

Innanzitutto ci si sente meno soli: lavorare da casa, infatti, può essere frustrante. Non solo: aprire un coworking permette a molte aziende e liberi professionisti di risparmiare sui costi fissi, legati al mantenimento di un locale equipaggiato per lo svolgimento della propria attività.

Avviare un coworking non è particolarmente complicato, ma il consiglio è comunque di consultare un esperto, per verificare che tutto sia stato fatto secondo le regole. L’iter burocratico non può essere trascurato, e deve anzi essere valutato con cura.