Come aprire un’agenzia di viaggi: informazioni e consigli utili

Perchè aprire un’agenzia di viaggi

Nonostante negli ultimi tempi le persone stiano utilizzando sempre più piattaforme online per cercare informazioni su viaggi e vacanze, oppure per acquistare biglietti e pacchetti, le agenzie di viaggio svolgono ancora un ruolo significativo nel facilitare l’organizzazione dei viaggi.

Le agenzie di viaggio rendono, infatti, le vacanze molto più facili per i clienti eliminando tutte le seccature legate all’acquisto dei biglietti, scegliendo pacchetti convenienti e dando informazioni utili.

Semplicità nella prenotazione, risparmio di tempo, fiducia: sono questi solo alcuni dei motivi per cui gli utenti decidono di rivolgersi ad un’agenzia di viaggi e che spiegano perché oggi aprirne una conviene ancora. Senza contare che gli operatori del turismo rientrano in uno dei lavori del futuro, rappresentando uno sbocco professionale interessante.

Se stai cercando di avviare una tua agenzia di viaggi indipendente o lavorare come parte di un consorzio, se vuoi creare un’agenzia online piuttosto che una tradizionale, questa guida ti illustrerà tutti i passaggi da seguire e cosa occorre per aprire un’agenzia di viaggi.

Che cos’è un’agenzia di viaggi

Dal punto di vista legislativo, quando parliamo di agenzia di viaggi la definizione corretta è “agenzia di viaggi e turismo”, che si riferisce sia ai tour operator che alle agenzie di viaggio, quali “imprese che esercitano congiuntamente o disgiuntamente attività di produzione, organizzazione e intermediazione di viaggi e soggiorni e ogni altra forma di prestazione turistica a servizio dei clienti, siano esse di incoming che di outgoing”.

Con “incoming” si indica il movimento di viaggiatori che arrivano in una regione o nazione per turismo e richiedono servizi alle imprese turistiche locali.

“Outgoing”, invece, indica il movimento di turisti che si reca in viaggio fuori dalla regione e/o nazione di residenza.

✎ Cosa serve per aprire un’agenzia di viaggi

Per quanto sia allettante l’idea di lavorare viaggiando, aprire un’agenzia di viaggi non significa poter volare da un Paese all’altro ogni giorno. La principale funzione di chi ha un’agenzia viaggi è predisporre il giusto itinerario rispetto alle richieste dei clienti così da poter organizzare una piacevole vacanza.

L’apertura delle agenzie di viaggi è regolata dalle singole regioni, quindi le norme possono variare da luogo a luogo. In ogni caso, una delle tappe obbligate è presentare la SCIA (Segnalazione certificata di inizio attività) alla Provincia o al Comune, insieme agli altri documenti necessari definiti da una serie di norme.

La norma principale e più importante è la Legge 135 del 2001, la cosiddetta legge quadro “Riforma della Legislazione nazionale del Turismo” che detta i principi generali, lasciando poi discrezione alle singole Regioni in merito alle operazioni attuative degli stessi. Quindi ogni Regione italiana applica una normativa specifica per gli adempimenti amministrativi in fase di costituzione, e sarà quindi necessario verificare presso la propria Regione di competenza quali sono queste normative.

Di solito per aprire un’agenzia di viaggi in proprio è obbligatoria la presenza di un direttore tecnico autorizzato che assume la totale responsabilità tecnica dell’agenzia, firmando ogni documento ufficiale. Deve essere iscritto all’albo regionale dei D.T. Le regioni organizzano periodicamente esami per attestare competenze professionali.

Altri casi richiedono che il titolare dell’agenzia di viaggi possieda non solo l’abilitazione in qualità di gestore di pubblico esercizio, ma anche un titolo di studio o certificazione per il settore turistico. E da qui spesso l’obbligo di frequenza di qualche corso di formazione su come diventare agente di viaggio con tanto di esame finale svolto presso gli uffici provinciali o regionali.

Dopo alcuni mesi di attesa da parte degli enti di riferimento, si procederà con i controlli effettuati dalle autorità provinciali.

✍ I diversi tipi di agenzie viaggi

Esistono diversi tipi di agenzie viaggi che è possibile aprire:

1. Agenzia di viaggi indipendente
2. Agenzia di viaggi in franchising
3. Agenzia di viaggi online
4. Agenzia di viaggi incoming
5. Tour Operator

Vediamo nel dettaglio che cosa sono e come fare per aprire una di queste agenzie viaggi.

1. Come aprire un’agenzia di viaggi indipendente

È la prima agenzia di viaggi che viene in mente quando si decide di aprirne una. Si tratta di un’agenzia viaggi privata nella quale avrai tu il completo controllo di tutto, compresi oneri e costi. Per aprirne una dovrai trovare la sede giusta così da attirare clienti. Per riuscire in questo è fondamentale che la location si trovi in un posto di forte passaggio come il centro città oppure all’interno di un centro commerciale.

➤ Come fare

Per quanto riguarda la forma giuridica non ci sono vincoli, e l’agenzia di viaggi può essere avviata sotto forma di ditta individuale, società di persone o società di capitali.

In fase di iscrizione in Camera di Commercio l’impresa verrà inserita come “inattiva” perché è necessario, per la pratica di Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA), essere in possesso di numero REA e codice iscrizione in CCIAA. Una volta inoltrata la SCIA all’amministrazione competente, sarà possibile comunicare l’avvio attività.

In questa fase verrà anche effettuata l’iscrizione in Agenzia delle Entrate, con rilascio della partita Iva, e la scelta del codice ateco: 79.11.00 per l’attività di agenzia viaggi o 79.12.00 per l’attività di tour operator.

Per lo svolgimento della loro attività, le agenzie di viaggio e turismo stipulano polizze assicurative a garanzia dell’esatto adempimento degli obblighi assunti verso i clienti con il contratto di viaggio in relazione al costo complessivo dei servizi offerti (articolo 19, D. Lgs. 79/2011).

➤ Requisiti

Uno dei requisiti imprescindibili per aprire un’agenzia di viaggi privata è la presenza di un Direttore Tecnico che abbia conoscenza dell’amministrazione e organizzazione delle agenzie di viaggi; conoscenza di tecnica, legislazione e geografia turistica; conoscenza di almeno due lingue straniere).

In particolare, i requisiti professionali sono fissati da apposito decreto ministeriale e i registri dei direttori tecnici sono tenuti ed aggiornati dalle varie regioni, mentre gli esami abilitanti vengono organizzati dalle province (città metropolitane).

Per diventare Direttore Tecnico è possibile seguire diversi corsi messi a disposizione da enti di formazione, come ad esempio:

• Emagister
• Corsi Turismo
• Master Academy

➤ Quanto costa?

In generale con meno di 10.000 euro di investimento iniziale l’impresa non sarà fattibile. Per aprire un’agenzia di viaggi in proprio sarà necessario un capitale iniziale di almeno 30mila euro.

➤ Conviene?

Aprire un’agenzia viaggi da soli conviene da un punto di vista della libertà di organizzazione e soprattutto se ci si vuole distinguere, rivolgendosi ad esempio a un pubblico di nicchia. Gli agenti di viaggi indipendenti sono sganciati da logiche di brand, e sono più liberi di proporre qualunque soluzione ai loro clienti.

Da un punto di vista economico l’investimento è molto alto, perché non si avrà il supporto di un’altra azienda. Il rischio di impresa è, infatti, solo a nostro carico.

➤ Quanto si guadagna

È difficile quantificare il guadagno netto mensile di un’agenzia di viaggi perché questo tipo di attività dipende dalla stagionalità. Ci sono, infatti, mesi in cui si lavora tantissimo e si guadagna altrettanto – solitamente corrispondono alle cosiddette alte stagioni (giugno, luglio e agosto, novembre e dicembre), e periodi più tranquilli in cui il lavoro si concentra su viaggi per determinati target di clienti, pensiamo ad esempio alle gite della scuola.

In generale possiamo dire che il guadagno può partire da una percentuale del 4% fino a raggiungere, su grandi soggiorni e strutture, un proficuo 20%.

2. Come aprire un’agenzia viaggi in franchising

Chi si appresta ad aprire un’agenzia viaggi oggi, tende sempre di più ad aderire ad un network con contratto di franchising. Con questo tipo di accordo una parte – il franchisor – cede ad un’altra – il franchisee -, il proprio nome, assistenza tecnica ed amministrativa, un forte potere contrattuale con fornitori di servizi, dietro il pagamento di una somma.

In questo caso ogni agenzia che si affilia è indipendente da un punto di vista burocratico e giuridico. Devono quindi avere un Direttore Tecnico, versare la cauzione, e così via. Esempi di gruppi in franchising sono:

1. Travel Buy
2. Pinguino Viaggi
3. Il Sognatore
4. Welcome Travel

☞ Approfondimento consigliato: scopri come aprire un franchising all’estero ☜

➤ Come fare e i documenti da presentare

Se si vuole aprire un’agenzia di viaggi in franchising per prima cosa si dovrà contattare il franchisor e poi presentare una serie di documenti:

1. istanza di apertura di una nuova agenzia di viaggi;
2. assicurazione;
3. partita IVA;
4. iscrizione al Registro delle Imprese della Camera di Commercio;
5. iscrizione all’INPS e INAIL;

Per tutti questi adempimenti però sarete seguiti dal franchisor a cui vi affilierete.

➤ Requisiti

Per aprire un’agenzia di viaggi in franchising sono necessari determinati requisiti. Innanzitutto occorre un locale commerciale che va da un minimo di 10/20mq a un massimo di 25/50mq, situato in luoghi di forte passaggio pedonale.

Le abilitazioni e le licenze sono fornite dal franchisor. Le esperienze lavorative sono consigliate ma non essenziali. Ovviamente si devono avere buone capacità relazionali e organizzative. Per quanto riguarda la direzione tecnica, nel 99% dei casi viene fornita dal franchisor.

Rispetto alle agenzie di viaggi indipendenti, infatti, quando si decide di affiliarsi a un franchising non sempre è necessaria la figura del Direttore Tecnico. Molti marchi permettono di aprire l’agenzia di viaggi anche sotto forma di associazione in partecipazione, e la direzione tecnica dipende direttamente dalla casa madre.

➤ Quanto costa?

I costi per aprire un’agenzia di viaggi in franchising variano. Possiamo dire che l’investimento minimo richiesto è di circa 8.000 euro, ma si arriva anche a 20mila euro. La gestione è abbastanza economica: generalmente non coinvolge spese ulteriori all’affitto dei locali e al materiale da ufficio. Mentre volantini, brochure e cataloghi pubblicitari sono forniti dall’agenzia madre.

➤ Conviene?

Aprendo un’agenzia viaggi in franchising si diminuiscono i costi di avviamento, avendo a disposizione arredamento, attrezzatura, assistenza. Ci sono, inoltre, migliori condizioni commerciali con i tour operator; appartenenza ad un’organizzazione efficiente e professionale; uso del marchio per tutta la durata del contratto; assistenza e consulenza durante lo start up e dopo l’apertura; corsi di formazione ed aggiornamento.

Tra i contro troviamo i limiti nella personalizzazione dell’ambiente e obbligo di un tetto di fatturato annuo.

➤ Quanto si guadagna

Un’agenzia di viaggi in franchising, in genere, guadagna in percentuale sui pacchetti e servizi che vende e questo guadagno può variare dal 4-7 % per la biglietteria a cifre molto più elevate (dal 10 al 40%) se vende pacchetti all inclusive proposti dai vari tour operator o se crea di sua iniziativa dei pacchetti su misura.

3. Come aprire un’agenzia di viaggi online (OTA)

Negli ultimi anni sono nate sempre più OTA, ovvero Online Travel Agencies su internet. Le agenzie di viaggio online, note anche come web agency, permettono di lavorare con internet e sono specializzate nella vendita di viaggi e soggiorni via web, consentendo ai turisti di prenotare direttamente online.

Rappresentano una enorme ed aggiornata banca dati, a cui possono accedere i futuri consumatori per fare le prenotazioni e i fornitori per inserire nuovi servizi.

È possibile anche aprire un’agenzia viaggi online in franchising e quindi affiliarsi a un grande brand del settore, prendendo contatto con la società e proponendo il progetto.

➤ Come fare

La procedura burocratica per aprire un’agenzia di viaggi sul web è la stessa di quelle tradizionali: dai permessi alle consulenze, fino al costo dei corsi necessari per l’attività di agente di viaggio.

Ti servirà una connessione internet, telefono, fax e un computer. Fondamentale anche il software gestionale e bisognerà creare un sito adatto e funzionale, oltre che accattivante, soprattutto se è l’unico biglietto da visita. In alternativa si può aprire un’agenzia viaggi su Facebook, ma disporre anche di un portale è consigliabile, in quanto darà autorevolezza (e fiducia) alla tua attività.

➤ Requisiti per aprire un’agenzia un’agenzia di viaggi online

Se non si vuole assumere personale, è necessario essere o diventare direttore tecnico. Inoltre, si dovrà avere una buona familiarità con gli strumenti informatici, unita ad una buona conoscenza delle lingue straniere e a doti creative e promozionali.

Se decidi di affiliarti a un franchising, non sarà necessario avere la qualifica di direttore tecnico dal momento che ci penserà la casa madre alla direzione.

➤ Quanto costa?

I costi per aprire un’agenzia di viaggi online partono da circa 3mila/4mila euro. È la formula più economica dal momento che non si avranno spese di affitto per il locale, si potrà infatti anche lavorare da casa.

➤ Conviene?

Aprire un’agenzia di viaggi online conviene non solo per l’investimento molto più contenuto ma anche perché va incontro alle esigenze dei consumatori ed alle loro abitudini. Oggi, infatti, prenotare online le proprie vacanze è una delle formule preferite dai turisti. Inoltre si può aprire ovunque, anche all’estero. Tra i contro c’è lo scarso approccio col cliente, che ti troverà solo attraverso il web.

➤ Quanto si guadagna

Per ogni contratto concluso le web agency percepiscono una commissione sui servizi prenotati, esattamente come ogni altra forma di intermediazione.

4. Come aprire un’agenzia di viaggi Incoming

Le incoming sono agenzie che offrono pacchetti solo per il proprio territorio. Si tratta di una soluzione molto interessante, perché nessuno conosce quel luogo meglio di chi lo vive.

➤ Come fare

L’iter burocratico è sempre lo stesso. L’unica differenza rispetto all’agenzia di viaggi tradizionale, è il vostro target: non venderete viaggi all’estero, bensì in Italia, promuovendo e organizzando viaggi, soggiorni e gite nelle bellezze della Penisola.

➤ Requisiti

Innanzitutto una grande conoscenza del territorio regionale e nazionale. Un’agenzia di viaggi incoming deve conoscere le opportunità turistiche che è in grado di offrire la propria città, proponendo servizi turistici e shopping tour per la valorizzazione delle tipicità enogastronomiche e delle bellezze naturalistiche e paesaggistiche della propria zona.

Un altro requisito fondamentale è conoscere e parlare più di una lingua. Molti dei tuoi clienti, infatti, saranno stranieri ed è necessario poter dialogare con loro.

➤ Quanto costa e quanto si guadagna?

Il costo di avvio è più o meno lo stesso di un’agenzia viaggi tradizionale. Il guadagno potrebbe essere più alto, soprattutto se sei l’unico in città a proporre una forma di turismo incoming.

➤ Conviene?

Aprire un’agenzia di viaggi incoming conviene. Grazie alla sua lunga tradizione storica, artistica e culturale, l’Italia è uno dei paesi più ricchi al mondo di attrazioni turistiche, in particolare nell’ambito delle città d’arte e cultura e dei centri religiosi. I clienti cui rivolgersi per offrire i servizi di incoming turistico sono veramente tanti.

5. Come aprire un tour operator

Come abbiamo visto all’inizio, dal punto di vista legislativo, quando parliamo di agenzia di ci riferiamo sia ai tour operator che alle agenzie di viaggio. Ma mentre un tour operator vende le vacanze, un agente di viaggio è incaricato di organizzarle.

Un tour operator si concentra sull’aspetto operativo delle vacanze: appaltare, prenotare e impacchettare insieme elementi come viaggio, alloggio e tour. Un’agenzia di viaggi venderà e gestirà questi pacchetti ai clienti in base alle loro esigenze.

➤ Come fare

Si può aprire un tour operator in molti modi, come ad esempio associandosi ad un marchio già esistente (franchising), o aprendo un’agenzia indipendente, oppure un’attività online.

Prima di aprire un tour operator bisogna conoscere la concorrenza, facendo analisi di mercato approfondite, e cercando di offrire servizi sempre diversi e innovativi. Questo soprattutto se si decide di farlo all’estero come a Londra, Malta, Germania, Inghilterra, Russia, Spagna e Svizzera, solo per citare le mete più gettonate.

➤ Requisiti

Il primo passo per aprire un tour operator è avere la licenza, ovvero l’autorizzazione allo svolgimento dell’attività di “produzione ed organizzazione di viaggi e soggiorni”, così come prevista e stabilita dalla Legge 29 marzo 2001, n. 135 “Riforma della legislazione nazionale del turismo”.

Poi è necessario avere un Direttore Tecnico e adempiere a tutte le pratiche burocratiche necessarie per l’apertura di una agenzia viaggi. Per aprire un’agenzia di viaggi o tour operator in Italia, informazioni utili si trovano sul sito di Assoturismo, la Federazione sindacale rappresentativa delle imprese operanti nel settore turismo, che tra i vari Servizi spazia dalle ricerche, alla formazione, e alle normative specifiche.

➤ Quanto costa e quanto si guadagna?

Con una somma compresa tra i 20 mila e i 40 mila euro circa si può aprire un tour operator. I guadagni sono sui pacchetti, quindi è importante stabilire accordi con operatori stranieri e italiani per creare offerte ad hoc da sottoporre alla clientela e riuscire a vendere di più e aumentare i propri incassi.

➤ Conviene?

Diventare o aprire un tour operator conviene. Le persone continueranno a rivolgersi a professionisti per trovare pacchetti completi e soluzioni economicamente vantaggiose.

✈ Aprire un’agenzia di viaggi all’estero

Un’agenzia di viaggi fuori dall’Italia è una buona idea per quanti stanno pensando di aprire un’attività all’estero.

Tra i paesi più gettonati ci sono:

1. Russia: si tratta di una destinazione turistica molto apprezzata. I milioni di visitatori che entrano nel Paese per vedere le architetture e i paesaggi più spettacolari di città come Mosca e San Pietroburgo, hanno trasformato il turismo in una delle migliori industrie su cui investire in Russia. Viceversa sono molti i russi che ogni anno si recano in Italia per visitare le sue bellezze. Proprio per queste ragioni aprire un’agenzia di viaggi qui potrebbe essere un’idea vincente.
2. Germania: aprire un’agenzia di viaggi in Germania ha grandi possibilità di successo. I tedeschi sono infatti molto attenti sia al tempo dedicato al lavoro che a quello destinato per le vacanze.
3. Albania: meta di un turismo crescente, l’Albania negli ultimi anni ha saputo rilanciarsi partendo proprio dalle sue bellezze, dalle sue coste, dal suo mare. Senza dimenticare la sua burocrazia snella. In Albania è possibile aprire un’attività anche in una sola giornata.
4. Svizzera: l’industria del turismo in Svizzera è un settore ben sviluppato che produce importanti introiti ogni anno. I tour operator in Svizzera possono fornire pacchetti di viaggio generici, concentrarsi su categorie turistiche speciali oppure su un turismo salutare. Le opzioni sono davvero tante. .
5. Spagna: è uno dei paesi più visitati in Europa. Ha tutto ciò che un viaggiatore cerca in un Paese: meteo invidiabile, cibo eccezionale e una delle culture più ricche del mondo. Aprire un’agenzia di viaggi qui conviene, anche per la presenza di numerosi italiani desiderosi di conoscere ogni angolo della Penisola iberica.

In conclusione

La concorrenza sempre più spietata del web non aiuta. Pensare di poter aprire un’agenzia di viaggi gratis o a costo zero è davvero difficile. Per poter raccogliere le sfide del mercato, occorre allora offrire un servizio di elevata qualità, prezzi competitivi, specializzarsi in un settore al fine di progettare servizi migliori e originali. Insomma, non basta aprirne una, bisogna aprire un’agenzia di viaggi innovativa.

Prima di avviare dunque la vostra impresa, studiate bene il mercato di riferimento e gli avversari, in questo modo potrete aprire un’agenzia di viaggi unica e diversa.